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Núm. 268

Miércoles 6 de noviembre de 2024

Sec. III. Pág. 141942

III. OTRAS DISPOSICIONES

MINISTERIO DE INCLUSIÓN, SEGURIDAD SOCIAL
Y MIGRACIONES
Resolución de 23 de octubre de 2024, del Instituto Social de la Marina, por la
que se establece el calendario de conservación, criterios de valoración y
tratamiento de la documentación a efectos de su eliminación y posible
conservación en soporte original o electrónico.

La Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, regula las
cuestiones relativas a la conservación del patrimonio documental como parte integrante
del Patrimonio Histórico Español. El artículo 55 de la citada ley condiciona la posibilidad
de exclusión o eliminación de bienes del patrimonio documental de titularidad pública a
un procedimiento previo de autorización, cuyo desarrollo reglamentario se ha producido
mediante Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, por el que se regula la
conservación del patrimonio documental con valor histórico, el control de la eliminación
de otros documentos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos
y la conservación de documentos administrativos en soporte distinto al original. Este
Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, establece el procedimiento a seguir para
poder eliminar con suficientes garantías los documentos o series documentales que
carezcan de valor histórico, artístico o de otro carácter relevante que aconseje su
conservación o protección.
El Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema
Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del
Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso, regula en su artículo 15
la identificación, valoración y eliminación de documentos administrativos.
La Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las
Administraciones Públicas establece como norma general el soporte electrónico de
expedientes y archivos administrativos. Así en su artículo 16 indica que los documentos
presentados de manera presencial ante las Administraciones Públicas deberán ser
digitalizados, de acuerdo con lo previsto en el artículo 27 y demás normativa aplicable,
para su incorporación al expediente administrativo electrónico, devolviéndose los
originales al interesado. Por su parte, el artículo 17 establece que los documentos
electrónicos deberán conservarse en un formato que permita garantizar la autenticidad,
integridad y conservación del documento, así como su consulta con independencia del
tiempo transcurrido desde su emisión asegurando en todo caso la posibilidad de
trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes
aplicaciones. La eliminación de dichos documentos deberá ser autorizada de acuerdo a
lo dispuesto en la normativa aplicable. Y añade que los medios o soportes en que se
almacenen documentos deberán contar con medidas de seguridad, de acuerdo con lo
previsto en el Esquema Nacional de Seguridad, que garanticen la integridad,
autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos
almacenados. En particular, asegurarán la identificación de los usuarios y el control de
accesos, así como el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de
protección de datos. Por último, en su artículo 70, referido al expediente administrativo,
se indica que los expedientes tendrán formato electrónico. Por su parte, la disposición
transitoria primera indica que, siempre que sea posible, los documentos en papel
asociados a procedimientos administrativos finalizados antes de la entrada en vigor de la
citada Ley 39/2015, de 1 de octubre, deberán digitalizarse de acuerdo con los requisitos
establecidos en la normativa reguladora aplicable.

cve: BOE-A-2024-23050
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